Microsoft / Office + cloud 365

Aktivujte si i Zálohování a obnovení pro MS Authenticator, funguje  v o365 účtu, stav raději zkontroluje při přechodu na jiný telefon, ušetříte si čas i nečekané komplikace.

Odkaz na unikátní Heslo aplikace pro starší SW, který nepodporuje MFA

Doporučuji pro ověřování buď aplikaci MS Authenticator do smartphone, nebo zvolit ověřování telefonem, zde jen souhlasíte s pomocí klávesy # a nemusíte z SMS nic opisovat.

Ověřovací aplikace nemusí být od Microsoftu. Všechny fungují na stejném mechanismu, tedy bez obav využijte jinou, ale z účtu, který máte pod kontrolou. Ale platí to i naopak, pokud ji potřebujete k jiným ověřením, třeba u Google, můžete použít tu od Microsoftu. Tedy zjednodušeně, není nutné mít dvě ověřovací aplikace.

Rady pro: adminy + výchozí nast. zabezp., starší SW, povolení, příprava nouzový přístup

Za nutností MFA je kyberkriminalita a neschopnost společnosti jí globálně čelit. Samotná hesla už nestačí, ale pořád jde o menší zlo, než se vystavit variantě napadení.

Aktuálně nejrozumnější řešení firemní agendy. Základní přehled obsahu jednotlivých edic je zde.

Pokud uživatel již má své MS Office 2013 či 2016, nebo si vystačí  s Outlookem, Excelem, Wordem atd. v cloudovém prostředí, pak dostačuje Microsoft 365 Business Basic.

Microsoft 365 Business Standard jsou volbou pro ty, kteří využijí desktopové MS Office s možností jejich instalace až do 5ti počítačů.

Úvodní příručky k MS Office

MS Centrum školení Office 365

Microsoft Docs - dokumentace vč. learningu

Bezplatné webináře

Smlouva o poskytování služeb

Instalace o365: 

MS Office + OneDrive
MS Editor (doplněk pro Edge i Chrome, kontrola a korekce gramatiky, pravopisu i srozumitelnosti)

Mobilní zařízení

Tipy a odpovědi na časté dotazy:

Login nastavuji: 365.vasedomena.cz-sk-eu-atd.

Microsoft adresa pro rychlé přihlašování: aka.ms

Základní MS Live (Outlook) účet  je zjednodušený účet zdarma, obdobně jako u Google, ale možnosti pro nenáročné využití jsou překvapivě slušné.  Nepříjemností jsou reklamy.

Popis rozdílu mezi MIcrosoft účtem a pracovním / školním účtem. 

Stažení aktuální verze OneDrive

Ověřte si aktivní správu ochrany složek 

Plocha + Obrázky + Dokumenty:

OneDrive -> Nastavení -> Automatické ukládání

Pro více počítačů a speciální požadavky viz dole.

Zvolte si složky a soubory, které opravdu potřebujete do aktuálního zařízení synchronizovat

OneDrive -> Nastavení -> Účet -> Zvolit složky

NE u Synchronizovat vše (výchozí ANO není rozumné)

Zvolte si jen aktivní složky, využitelné pro nastavované zařízení, zálohy atd. by vám duplicitně a zbytečně ubíraly místo v počítači i rychlost SSD.
Všimněte si stavových symbolů u ikonek ve správci souborů, odkud se dá vše spravovat.

Nemáte některý účet připojený dvakrát?

OneDrive -> Nastavení -> Účet

Pokud ano, tak ten duplicitní odpojte a zatím nic nemažte.

Zmizely vám některé soubory? 

Nejpravděpodobněji jste si je nevědomky smazali. Najdete je ještě 30 dnů v koši ve svém webovém účtu . A pak celkem 93 dnů v koši druhé fáze, kam se dostávají z koše první fáze, odkud jste je třeba vysypali. Také jsem se setkal se situací, kdy měl uživatel účet připojený dvakrát a v jedné instanci "mazal duplicity", viz bod výše.

Máte málo místa na disku, kde máte i OneDrive?

OneDrive -> Nastavení -> karta Nastavení

ANO u Soubory na vyžádání, umožní nechat to co nepotřebujete v cloudovém úložišti, mimo váš PC.

Máte nedostatek místa v OneDrive úložišti?

Budete-li se blížit i limitu 1024 MB, obdržíte email, který vám poradí jak selektivně vysypat koš první fáze, který se také do limitu úložiště započítává. Pak se jen pozastaví upload a nebo synchronizace s vaším PC, na což budete také upozorněni.

Pokud by vám ten 1TB prostoru nestačil, tak možnost rozšíření zdarma až na 25TB od 2022-03 zůstala pouze pro E3 a E5 plány. Pro Small Business, kam asi spadáte, je aktuálně jediné řešení přidat z Enterprise nabídky licenci na OneDrive for business (Plan 2) v ceně asi 100€ / rok. Je to pořád o hodně méně než přechod na E3 či E5.

Online spolupráce na dokumentu s kolegy

OneDrive -> Nastavení -> karta Office

Zde můžete ladit. Připomínám i možnost otevřít sdílený dokument přímo z vašeho účtu webovým editorem, je překvapivě použitelný.

A nakonec ještě si uvědomte, že třeba Excel opravdu není plnohodnotná databáze, jakmile jde o více položek i více uživatelů, nastanou problémy z principu samotného.

Připojení sdílené složky jiného uživatele

Chcete-li složku synchronizovat do počítače.

Ještě doplním, že připojený sdílený prostor neukousne z objemového vašeho limitu, jak je tomu u konkurence.

Připojení složky mimo adresář OneDrive k synchronizaci 

Ověřeným řešením je použití symlinku, který se konfiguruje přes příkazový řádek. Ozvěte se mi po chatu a já vám potřebné během chvíle vysvětlím i nastavím.

Nechcete-li v dalším PC synchronizaci z funkce Automatické ukládání,  tak tam složky Plocha + Obrázky + Dokumenty, z prvního počítače vypněte, jak je popsáno nahoře.

+

Pro více PC a nežádoucí sychronizaci pomocí Automatického ukládání nepomůže ani přejmenování Plocha + Obrázky + Dokumenty, OneDrive vrací výchozí cesty a názvy. Řešením je vytvoření složky např. HP2019 v OneDrive. Do ní pak nasměrovat symlinky přes CMD, např:

mklink /D "C:\Users\01\OneDrive - Firma\_HP2019\Pictures" "C:\Users\01\Pictures"

mklink /D "C:\Users\01\OneDrive - Firma\_HP2019\Documents" "C:\Users\01\Documents"

mklink /D "C:\Users\01\OneDrive - Firma\_HP2019\Desktop" "C:\Users\01\Desktop"

Ukládání a sdílení souborů v o365

Týmové a osobní weby (úložiště dat i informací)

SharePoint týmové weby

SharePoint a oprávnění

Omezení OneDrive a SharePoint Online

Automatické ukládání fotek z mobilu na OneDrive 

 a tím pádem např. i do PC, ke zpracování
- nezapomeňte si  ověřit vypnutí ukládání na Google Disk v aplikaci Fotky
- místo kam se fotky ukládají v OneDrive lze nastavit v mobilu přesunem složky "Z fotoaparátu"
-  nepotřebné duplicitní fotky, které zůstanou v mobilu, jednou za čas smažte,  v OneDrive aplikaci je na to i dialog

MS Teams -> nástupce Skype pro firmy,  na jednoho o365 uživatele lze zdarma přidat až 5 účtů Host, ale zatím to jde ztuha, nastavení se zpravidla projeví až následující den...

NOTIFIKACE: Ikonka - > Nastavení -> Oznámení

(zesílení ikonka Zvuk -> nastavení -> Upřesnit -> předvolby pro hlasitost -> stáhnout ostatní...)

NOTIFIKACE TELEFON -> řešení problémů

Nepotřebný Tým - smazání, free verze

(Teams školení placené, zdarma, v češtině OK)

- Přehled  novinek a vylepšení v MS Teams

- Externí přístup v MS Teams

- Přímý přístup do konverzace v prohlížeči:  https://teams.microsoft.com/_#/

Vzdálená správa - dialogy:

Sdílení obrazovky (vpravo nahoře u spravovaného)

Přijmout Sdílení obrazovky

Požádat o řízení

Zahájit režim celé obrazovky (přes tečky dole)

+ u kurzoru je ikona toho, který má vzdálený přístup, ovládat jej ale mohou obě strany, lze využít i k nahrávání relace

Problém více pracovních týmů (firem) je zatím řešitelný s Teams přes web
Android aplikace také podporuje více účtů, které také fungují souběžně,

Aktuální situace -> vlákno u MS

Licence MS Teams Commercial Cloud v o365:

je speciální trial na 1 rok uvnitřt tenanta pro ty účty, které nemají Teams...

https://docs.microsoft.com/cs-cz/azure/active-directory/external-identities/what-is-b2b?WT.mc_id=Portal-fx

Zvažujete šetřit, v pořádku, ale neukvapte se a projděte nejprve následující body.
Optimální je si zvolenou variantu na pár dnů vyzkoušet, jako byste již o365 neměli.
(sám si dva o365 účty platím a také jsem nad tím uvažoval, nejen z cvičných důvodů)

Varianta 1) Stačí mi MS365 Business Basic, zvládnu to bez instalovaných MS Office
(od března 2022 zdražené na 135Kč bez DPH, u Business Standard cena zůstala 265Kč).
Zůstává vám OneDrive 1TB (nebo i 5TB), dále vám funguje komplet pošta a agenda kolem jen s tím rozdílem, že aplikace se odehrávají přes webové okno. Ale MS Teams vám v počítači zůstává, rovněž stávající aplikace v mobilu zůstávají. Vyzkoušení je tedy snadné.
Aplikace Word, Excel a  PowerPoint v PC můžete nahradit pomocí Libre Office + jejich vhodným nastavením pro zachování co nejvyššího stupně kompatibility. Pokud  nespolupracujete s kolegy, kteří MS Office v PC mají, tak by to mělo  být schůdné. 
Podle mého názoru v této situaci je ale největší bolestí to, že přijdete o Outlook v PC. Pokud jste email plus související agendu moc nevyužívali, a pokud jste měli jen ten jeden MS poštovní účet, tak si s poměrně mocným webovým rozhraním Pošty možná vystačíte. Jakmile jste ale zvyklí hledat, filtrovat, archivovat, sdílet, různě si práci s poštou automatizovat, tak to by vás mohlo hodně bolet, proto si tuto situaci prozkoušejte důkladně. Plnohodnotný alternativní klient z Outlook opravdu neexistuje. Protokoly IMAP a POP3 jsou v porovnání s komfortem Exchange, značně zoufalé, o čemž se casem jistě sami přesvědčíte.
A máte-li ještě starší verzi MS Office, určitě se dá dožít, ale třeba Outlook 2010 už dnes nestačí, nejen proto, že mu skončila podpora. Pro Outlook 2013 končí podpora v dubnu 2023.
Naopak s o365 Standard ale máte z jednoho účtu instalaci plnohodnotných (i vždy aktuálních) SW Office až na 5 počítačů z jednoho účtu, a může jít i o domácí stroje.

Varianta 2) Nepotřebuji nic, vystačím si si jen FREE řešeními
nejjednodušší je místo aplikací v PC začít používat MS LIVE účet, který je zdarma a obsahuje Word, Excel, PowerPoint ve verzi Online. Prostředí je o něco omezenější než u výše uvedeného Online řešení s verzí Basic  Pokud nepoužíváte pokročilejší funkce, nemáte  mnoha MB soubory a přežijete sem tam reklamu, tak je to až překvapivě použitelné řešení, vyzkoušejte.

Aplikace v PC jsou sice pohodlnější, ale i zde by vám něco mohlo chybět. Jinak jsou ale Libre Office tou nejlepší možnou náhradou aplikací v PC, zkoušet jiné možnosti je ztráta času.

MS Teams v menší firmě zvládnete ve FREE verzi, samozřejmě bude mít omezení, která ale zpravidla nevadí.

A nakonec zase to nejbolestivější, podle mě těžko, či spíše nenahraditelné je následující:

• Agenda firemní pošty, jak absence Exchange pro hosting poštovní domény, tak i to ostatní kolem, jako kalendáře, adresáře, poznámky, úkoly i hladká provázanost všeho s kolegy. Hosting holé pošty se dá řešit i zdarma, ale s reklamami (+částí spamu), menší důvěryhodností adresy a omezením schránky na 15GB, samozřejmě pouze s IMAP/PO3 protokolem, ev. se ozvěte vysvětlím možnosti pro vaši situaci.

• OneDrive je další, co by vám mohlo chybět, i když oželíte synchronizaci mezi více počítači. Jde také o to, že řeší řadu nástrah současného světa, prostě se s cloudem počítá. 

Začnu selháním HW, počínaje SSD, ze kterého po poruše nic ven nedostanete, to (občas jen teoreticky) šlo u klasických HDD bez šifrování. Pak OneDrive řeší problém se selháním OS, když Windows prostě nerozjedete. Ale k opravdu všechny dokumenty a zálohy máte, rozjedete nový OS, přihlásíte se, spustíte synchronizaci, a v řádu hodin můžete opět začít pracovat bez vážné ztráty. Uvědomte si, že máte v souladu s GDPR disk nejspíše šifrovaný, na tom se také těžko něco opravuje. A nakonec, obdobná situace je, pokud vás potká incident s ransomware, po kterém skončíte se zašifrovaným diskem. Pak byste si mohli hodně vyčítat, že jste nebyli opatrnější a prozíravější. Názory typu "já budu zálohovat lokálně" jsou většinou opravdu jen teoretické.
O tom, že si pomocí OneDrive můžete jednoduše "nafukovat" váš plný disk se snad ani rozepisovat nemusím. Na úplný závěr, najděte si ceny, za jaké pořídíte obdobné úložiště u Google nebo Dropboxu. MS i po zdražení vychází zpravidla o dost výhodněji. V porovnání s tím co dáte operátorům za telefon jsou naštěstí základní MS cloudové služby cenově velmi rozumné.

+ pro úvahy: MS aplikace Word, Excel, PowerPoint Online a limity - nejsou drastické, ba naopak.